在现代职场中，电子邮件已经成为了最常用的沟通工具之一，尤其是在跨国公司和外资企业中，员工平均有30%的工作时间都在处理邮件。然而，尽管电子邮件在商务沟通中扮演着重要角色，许多员工却缺乏系统的写作培训，导致邮件沟通效率低下，甚至产生误解。这其中，中式英语的使用尤为明显，给沟通带来了诸多障碍。本文将介绍如何避免中式英语，提高商务邮件的写作水平，确保信息的准确传达。
韩晓凤
商务英语资深讲师
培训咨询
中式英语是指在英语书写和口语中，受到中文思维和表达方式影响的英语。这种现象在中国的职场中非常普遍，尤其是在处理商务邮件时，许多员工往往会使用直接翻译的方式表达自己的意思。这种表达方式不仅可能导致句子结构不够流畅，而且在语气和用词上也常常显得生硬。
中式英语的影响主要体现在以下几个方面：
理解中式英语的表现形式是避免它的第一步。以下是一些常见的中式英语表达：
为了提升商务邮件的写作质量，避免中式英语的影响，可以采取以下几种策略：
在写邮件之前，务必要明确邮件的目的。问自己几个问题：我希望收件人做什么？我期望他们如何回复？这样可以帮助你在写作时保持清晰的方向。在邮件开头直接说明目的，可以让读者快速理解邮件的核心内容。
一封高效的商务邮件应具备清晰的结构。通常可以按照以下格式进行排列：
在商务邮件中，语气的选择非常重要。避免使用过于直接或命令的语气，应选择更为柔和的表达方式。例如，可以使用“我希望您能...”而不是“您必须...”。这种语气的转变，不仅能让读者感到更加舒适，也能提高邮件的响应率。
尽量使用简单的句子结构和常用词汇，避免使用生僻词和复杂的表达方式。使用动词而非形容词，可以让表达更加直接和清晰。例如，将“这个问题非常复杂”改为“这个问题需要解决。”
在跨文化沟通中，了解文化差异非常重要。中西方文化在邮件写作上存在诸多不同，例如，西方文化更注重直接和透明，而中国文化则强调间接和含蓄。因此，在写作时，要考虑到读者的文化背景，适时调整表达方式。
除了上述策略外，以下是一些额外的实用技巧，可以帮助您进一步提升邮件写作的质量：
在需要传达大量信息时，使用列表和图表能够使信息更加清晰易懂。例如，使用项目符号列出关键要点，或者利用图表展示数据，能够有效提升邮件的可读性。
在发送邮件之前，务必进行反复检查和修改。检查拼写和语法错误，同时确保邮件内容的逻辑性和连贯性。可以请同事帮忙审阅，以获得不同的视角和反馈。
在写邮件时，要始终保持解决问题的心态。每一封邮件的目的都是为了解决某个问题，因此在邮件中应明确指出问题所在，并提供可行的解决方案。这样的写作方式不仅能提升邮件的有效性，也能增强与收件人的沟通。
中式英语在商务沟通中频繁出现，给信息传达带来了许多障碍。通过明确邮件目的、简洁明了的结构、适当的语气、避免复杂表达以及注重文化差异等策略，可以有效避免中式英语，提高商务邮件的写作水平。掌握这些技巧，不仅能够提升个人的职业形象，还能在职场中建立更加高效的沟通渠道。在全球化的今天，精通商务英语写作是每个职场人必备的技能，只有不断学习和实践，才能在竞争中立于不败之地。
