在当今职场中，会议已经成为了日常工作中不可或缺的一部分。然而，调研数据显示，超过53.6%的职场人士表示自己参加的会议过多，而只有不到三成的职场白领认为这些会议是有意义的。许多会议在形式上流于空洞，不仅占用时间，还未能达成共识，甚至让人产生了“恐会族”的现象。如何提高会议的质量，激发参会者的智慧，以及保证会议结果的有效跟进，成为了企业面临的紧迫课题。
曾秋香
资深团队效能发展教练
培训咨询
会议的质量受到多种因素的影响，其中包括：
为了应对这些挑战，结构化会议技术应运而生。这种方法不仅能提高会议的效率，还能确保会议的成果能够有效落地。结构化会议的核心在于通过系统化的流程引导，使会议能够围绕目标展开，最终达成预期的结果。
在召开会议之前，组织者需充分准备。准备工作包括：
会议进行中，主持人需有效控场，确保讨论有序进行。可采取以下策略：
会议结束后，需要进行有效的跟进，以确保决策的落实。实施跟进的步骤包括：
要有效实施结构化会议，掌握一些基本工具是必不可少的。这些工具可以帮助会议组织者在不同场景中灵活应用，提升会议的效率和成果。
在会议中，常常会出现观点不一致的情况。此时，可以使用观点澄清工具，帮助团队分析观点背后的事实，确保讨论的基础是准确和客观的。
头脑风暴是激发创意的重要方法。在会议的发散阶段，团队可以通过头脑风暴的方式，提出各种解决方案。同时，需要遵循头脑风暴的四大原则，以确保讨论的有效性。
面对复杂问题时，可以通过3Why深度分析法，挖掘问题的真因。通过不断追问“为什么”，帮助团队找到根本原因，避免表面现象的困扰。
在多种解决方案中，如何选择最优方案是关键。策略优选工具提供了多种评估方法，帮助团队选择最具可行性的方案，并制定详细的行动计划。
结构化会议不仅适用于例会、目标分解会等常见场景，还可以灵活应用于绩效分析会、问题分析会和工作复盘会等多种情况。每种类型的会议都有其特定的目标和流程，组织者需根据实际情况进行调整。
召开例会时，需避免常见的误区，如时间过长、议题不明确等。通过设定清晰的流程和时间节点，提高会议的效率。
在目标分解会上，组织者需明确目标的具体内容与可行性，并制定清晰的分解步骤，确保每个团队成员都理解自己的职责。
绩效分析会的关键在于数据的准确性和分析的深度。通过7步结构化流程，确保会议围绕评估与改进展开。
问题分析会需专注于描述问题的关键要素，通过系统的流程引导，帮助团队识别并解决问题。
工作复盘会提供了一个反思和总结的机会。通过回顾过去的工作，识别优缺点，为未来的改进提供依据。
在完成结构化会议的学习后，复盘与内化是确保知识落地的重要环节。通过研讨和考核，团队可以加深对课程内容的理解，并制定后续的实施计划。
可以采取多种内化策略，例如在线磨课、知识点考核和实战考核等，以确保团队成员能够熟练掌握结构化会议的各项技巧。
在现代企业中，会议的有效性直接影响到工作的效率与成果。通过结构化会议技术，不仅可以提升会议的效率，更能保证决策的有效落地。希望本文的分享，能够帮助更多的会议组织者与主持人，掌握实用的会议跟进策略，从而推动团队的合作和创新。
