智会共创：推动创新与合作的未来之路

智“会”共创：提升会议效能的结构化技术

在现代职场中，会议已成为不可或缺的一部分。然而，一项调查显示，超过53.6%的职场人士表示自己参加的会议过多，且不到三成的人认为这些会议有意义。这样的现象不仅浪费了大量的时间资源，更使得许多职场人士对会议产生了厌倦，甚至形成了“恐会族”。那么，究竟是什么导致了会议质量的下降？如何才能激发参会者的智慧，使会议真正实现“智会共创”？本文将探讨结构化会议技术的应用，以期提升会议的效果和参与度。

曾秋香：智“会“共创—— 结构化会议引导7大秘诀5大应用场景

在当今严峻的市场形势下，如何提高会议效能是每个组织必须面对的挑战。本课程通过结构化会议技术，从准备、控场到会后跟进，全方位提供实操性技巧，帮助会议组织者和主持人激发团队智慧，提升会议质量。通过掌握核心工具和流程，学员将能够高效引

曾秋香 资深团队效能发展教练 培训咨询

一、了解会议效能的关键因素

在研究影响会议效能的关键因素时，我们发现以下几点是最为重要的：

• 会议的必要性与形式：在准备会议之前，必须问自己会议是否真的必要，形式是否合适。错误的形式和不必要的会议只会浪费时间。
• 参会者的参与度：参会者的投入度直接影响会议的成果。如何在会议中保持参会者的专注是一个亟待解决的问题。
• 会议的目标与议题：明确的目标和议题是会议成功的基础。没有清晰的目标和议题，会议就容易流于形式。

二、结构化会议的概念与价值

结构化会议是指通过一系列系统化的流程和工具，确保会议的有效性和高效性。其核心原理在于将会议的每一个环节都进行量化和规范，以提升参与者的投入度和会议的成果。结构化会议的四大价值包括：

• 提高会议效率：通过结构化的流程，减少无效讨论，提高会议的时间利用率。
• 增强团队协作：在会议中，鼓励团队成员自由表达观点，增强团队的凝聚力。
• 明确决策与责任：通过清晰的会议纪要和后续跟进，确保每个人都了解自己的责任。
• 持续改进：定期对会议进行复盘，总结经验教训，确保每次会议都有所进步。

三、结构化会议的引导流程秘诀

要想有效地引导结构化会议，掌握以下三大流程秘诀至关重要：

• 有备而来：在会议之前，组织者需要做好充分的准备，包括会议的必要性、形式以及议题的选择。
• 引人入胜：在会议的开场阶段，使用一些吸引人的方法来引导参会者进入状态，保持他们的专注。
• 会后落地：总结会议成果，并制定明确的后续行动计划，确保会议的决策能够落地落实。

四、结构化会议的基本工具

在结构化会议中，有一些基本工具可以帮助组织者更好地引导会议。这些工具包括：

• 观点澄清工具：帮助团队成员澄清彼此的观点，确保大家在同一个起点上进行讨论。
• 头脑风暴：在合适的时机利用头脑风暴技术，激发参会者的创造力，挖掘更多想法。
• 问题分析工具：通过深度分析，找出问题的根本原因，帮助团队更有效地解决问题。
• 行动计划模板：制定明确的行动计划，指明责任人和时间节点，确保每项决策都能落到实处。

五、结构化会议的应用场景

结构化会议可以应用于多种场景，以下是一些常见的会议主题及其结构化流程：

• 例会：通过设定清晰的议程和时间控制，确保每位参会者都有机会发言。
• 目标分解会：明确目标分解的方向，确保每个团队成员都理解自己的任务。
• 绩效分析会：通过结构化的分析流程，找出团队的优势和不足，制定改进措施。
• 问题分析会：使用问题分析工具，深入探讨问题的根源，并制定解决方案。
• 工作复盘会：总结工作经验，分享成功案例和教训，促进团队的共同成长。

六、课程的总结与内化

课程的设计旨在帮助参训人员掌握结构化会议的技巧和流程，从而提升会议的效能。在课程结束后，需进行复盘总结，以巩固所学知识并计划后续的行动。内化策略可以包括：

• 在线磨课：小组内进行分享与反馈，促进知识的传递与沟通。
• 考核机制：通过知识点考核和实战考核，确保学员们能够将所学应用于实际。
• 训后落地考核：在实际工作中主持或组织一次会议，进行反思与复盘。

结语

通过结构化会议技术的培训与实践，组织者和主持人不仅能够提升会议的效率和效果，还能激发团队的智慧，实现“智会共创”。在当今竞争激烈的市场环境中，提升会议的效能，将有助于企业更好地应对挑战，推动组织的持续发展。在未来的工作中，让我们共同努力，开创更多“慧议”，实现更加高效的团队协作与决策。