智会共创：推动创新与合作的新模式

智“会”共创：提升会议效能的结构化会议技术

在现代职场中，会议已经成为了沟通和协作的重要手段。然而，调查显示，超过一半的职场人士认为他们参加的会议过多且大部分会议毫无意义，这引发了人们对会议效能的深刻思考。如何在纷繁复杂的职场中召开有实际效果的会议？如何激发参会者的智慧，实现“智会”的目标？本文将围绕“智‘会’共创”这一主题，结合结构化会议技术的核心理念与实施方法，探讨如何提升会议的质量与效能。

曾秋香：智“会“共创—— 结构化会议引导7大秘诀5大应用场景

在当今严峻的市场形势下，如何提高会议效能是每个组织必须面对的挑战。本课程通过结构化会议技术，从准备、控场到会后跟进，全方位提供实操性技巧，帮助会议组织者和主持人激发团队智慧，提升会议质量。通过掌握核心工具和流程，学员将能够高效引

曾秋香 培训咨询

一、会议效能的现状与挑战

根据调查数据显示，53.6%的职场人士表示他们参加的会议过多，而不到三成的职场白领认为这些会议有意义。这种现象不仅降低了员工的工作积极性，还使得组织的决策效率受到影响。许多会议流于形式，占用了大量时间却未能达成预期的共识或决议。

那么，是什么导致了会议质量的降低？主要原因包括：

• 缺乏明确的会议目的与议程
• 与会者准备不足，导致信息不对称
• 会议中缺乏有效的引导与控制
• 会后缺乏落实行动计划，无法保证“落地”

在当前严峻的市场形势下，组织必须重新审视会议的价值，通过有效的结构化会议技术实现真正的“智会”共创。

二、结构化会议的核心理念

结构化会议是一种旨在提高会议效能的技术流程，其核心理念在于通过系统化的方法来引导会议的开展，确保每个环节都有明确的目标与结果。结构化会议的价值体现在以下几个方面：

• 提升参会者的参与感与投入度：通过清晰的议程与互动环节，激发参会者的思维与创造力。
• 确保会议目标的实现：每个会议都有明确的目的，通过结构化的流程来引导达成共识。
• 促进团队的协作与沟通：通过有效的引导与讨论，增强团队成员之间的理解与信任。
• 实现会后跟进与落实：通过明确的行动计划与责任分配，确保会议成果的有效落地。

三、结构化会议的引导流程

为了确保会议的高效开展，结构化会议引导的流程可分为三个关键环节：

• 准备阶段：在会议开始前，组织者需要明确会议的必要性和形式，制定详细的议程，并与参会者进行有效沟通，确保每个人了解会议的目的和期望。
• 控场阶段：在会议进行中，主持人需运用引导技巧，保持会议的节奏与焦点，管理好参会者的参与度，确保讨论的深入与有效。
• 跟进阶段：会议结束后，主持人需进行总结，并制定具体的跟进行动计划，确保讨论的内容能够落实到实际工作中。

四、结构化会议的基本工具

有效的结构化会议离不开一系列实用的工具，以下是四大核心工具：

• 澄清工具：用于帮助与会者理清观点背后的事实，确保讨论基于高质量的信息。
• 头脑风暴：在会议的发散期，通过多样化的思维方式激发创意，鼓励参会者提出不同的见解。
• 原因分析工具：通过“3 why”深度分析，挖掘问题的真因，确保会议讨论解决的是关键问题。
• 行动计划制定：帮助团队在会议结束后明确具体的行动步骤与责任分配，确保任务的落实。

五、场景化应用与实操练习

结构化会议的应用场景非常广泛，以下是五种常见的会议主题及其结构化流程：

• 例会：明确召开例会的目的，设置有效的议程，确保信息共享与问题解决。
• 目标分解会：通过结构化的流程，帮助团队将战略目标细化到具体的可执行任务。
• 绩效分析会：利用数据分析与讨论，评估团队的绩效表现，并制定改进措施。
• 问题分析会：针对具体问题进行深入分析，确保找到根本原因并制定解决方案。
• 工作复盘会：总结项目的经验与教训，提升团队的学习能力与应变能力。

六、课程总结与内化策略

通过本次培训课程，参与者将掌握结构化会议引导的核心理念与实操技巧，确保在实际工作中能够有效地组织与主持会议。然而，学习的过程并不仅限于课堂内的培训，内化所学内容同样重要。以下是一些内化策略：

• 在线磨课：建立学习小组，定期分享与讨论课程内容，促进知识的内化与应用。
• 知识点考核：通过知识考核与实战演练，检验学习成果，巩固所学技能。
• 训后落地考核：在实际工作中主持会议，并进行反思与总结，确保所学知识得到有效应用。

结语

在信息爆炸的时代，传统的会议形式已经无法满足现代职场的需求。通过结构化会议技术的引入，组织可以更高效地利用会议这一工具，实现“智会”共创的目标。每一位会议组织者与主持人都应当掌握这些技巧，轻松激发团队智慧，提升会议效能，从而在激烈的市场竞争中立于不败之地。