在现代职场中，会议已经成为一种普遍的沟通方式。然而，一项调查显示，53.6%的职场人士认为自己参加了过多的会议，令人不安的是，只有不到三成的职场白领认为这些会议是有意义的。许多人甚至开始对会议产生厌倦，甚至形成了“恐会族”。这种现象引发了我们对会议质量的深思，究竟是什么导致了会议的低效？又是什么影响了参会者的投入度和状态？在2020年这个特殊的时期，如何召开有实际效果的会议，激发参会者的智慧，成为我们迫切需要解决的问题。
曾秋香
培训咨询
会议的效能受多种因素的影响。首先是会议的目的和内容。如果会议没有明确的目标，或者讨论的主题缺乏意义，参会者的参与积极性自然会降低。其次，会议的组织和结构也至关重要。没有良好的会议流程和组织，参会者会感到迷茫和无所适从，进而影响他们的投入度。此外，会议的时间管理也是一个重要因素。如果会议时间过长或过短，都可能导致参会者的注意力分散或信息传递不充分。
为了应对会议低效的问题，结构化会议应运而生。结构化会议是指通过明确的流程和工具来组织和引导会议，确保会议目标的实现。其核心价值在于：
在召开结构化会议之前，做好充分的准备是确保会议顺利进行的关键。准备阶段包括几个重要的步骤：首先，必须明确会议的必要性和形式。是否真的需要召开会议？会议形式是面对面还是线上？这些问题都需要在会议前进行深入思考。
其次，会议的发起人和主持人之间的有效沟通至关重要。他们需要就会议的目标、内容和流程进行充分交流，以确保信息的一致性。此外，结构化会议准备的5P原则（目的、参与者、过程、地点和时间）也值得遵循，这能够帮助会议组织者理清思路，确保会议的高效进行。
在会议进行时，主持人需要掌握控场的技巧，以确保会议的高效进行。高能开场是激发参会者参与热情的第一步。可以通过简短的互动环节或者引人入胜的开场白，迅速吸引大家的注意力。其次，保持参会者的专注度也非常重要。可以采用小组讨论的方式，鼓励大家积极参与，确保每个人都有机会表达意见。
在会议中，难免会出现不同的意见和分歧，此时，作为主持人的我们需要有效管理这些问题。通过引导讨论，帮助参会者找到共同点，达成共识，是提升会议效能的一个重要环节。
会议结束后，跟进是确保会议决策落实的重要环节。结构化引导会议总结时，主持人需要注意几个常见的问题。首先，确保总结的内容清晰明了，让每位参会者都能理解会议达成的共识和决策。其次，使用5个步骤来进行会议总结，包括：回顾会议目标、总结讨论的要点、明确责任人和行动计划、设定后续的时间节点以及收集反馈意见。
在跟进策略方面，可以采用定期检查和反馈的方式，确保会议决策的执行情况。通过建立有效的沟通渠道，使每位责任人都能及时反馈工作进展，确保行动计划能够顺利落地。
在结构化会议中，使用一些工具和技巧能够有效提升会议的质量。例如，重构议题是澄清观点背后事实的一种有效方法。通过对观点进行分析，帮助参会者理解不同意见的根源，进而找到共同的解决方案。
此外，头脑风暴是一种非常有效的讨论方法，可以在会议的发散阶段激发参会者的创意。通过遵循头脑风暴的四大原则，如不批评、不限制想法、鼓励联想和从不同角度思考，能够有效激荡团队的智慧。
在不同的会议场景下，结构化会议的流程和工具可以灵活应用。例如，在例会中，常见的误区包括缺乏明确的议题和目标。因此，开好例会的四大指导原则包括：提前准备、明确议题、控制时间和总结反馈。
对于目标分解会，常见的误区则包括目标不明确和缺乏分解策略。准备时，确保目标的具体性和可执行性，是成功召开目标分解会的关键。而在绩效分析会中，确保数据的准确性和完整性，能够为后续的分析提供坚实的基础。
为了将结构化会议的理念和技巧内化到团队中，建议采用在线磨课和考核的方式。通过小组分享和反馈，促进团队成员之间的学习与交流。同时，进行知识点考核和实战考核，确保每位成员能够熟练掌握会议的组织和引导技巧。
此外，训后落地考核也是非常重要的一环。通过在实际工作中应用所学的知识和技能，及时进行反思和总结，能够不断优化自身的会议组织能力。
在职场中，会议的质量直接影响着团队的协作与效率。通过结构化会议的理念与技巧，我们可以有效提升会议的效能，确保每一次会议都能产生实际的成果。通过合理的准备、有效的控场、清晰的总结和有效的跟进，会议不仅能成为沟通的桥梁，更能成为推动团队前进的重要动力。
因此，掌握会议跟进策略，不仅是会议组织者和主持人的职责，更是每位职场人士提升自身职业素养的重要途径。我们需要不断学习和实践，以确保每一次会议都能开出“慧议”，实现“有价值、有结果、能落地”的目标。
