在现代职场中，会议已经成为了不可或缺的一部分。然而，调查数据显示，超过53.6%的职场人士认为自己参加了过多的会议，其中不到三成的职场白领认为这些会议是有意义的。这一现象引发了人们对会议效能的深思：是什么因素导致会议质量的下降？又该如何提高会议的效能，确保每次会议都能产生实际的结果呢？
曾秋香
资深团队效能发展教练
培训咨询
许多会议流于形式，既浪费了时间，也无法达成共识或决议。影响会议效能的因素主要包括：
面对严峻的市场形势和特殊的工作环境，组织需要采取更为有效的会议管理策略。结构化会议技术作为一种创新的会议管理方法，能够帮助组织提升会议效能，激发参会者的智慧，实现“智会”的目标。
结构化会议的核心在于其系统性和条理性，通过明确的流程和工具，确保每个会议都能围绕既定的目标进行，提升参与者的积极性和创造力。
为了提高会议的效能，会议准备阶段至关重要。以下是结构化会议准备的三个关键秘诀：
在会议之前，组织者需要进行充分的准备，思考以下两个问题：
结构化会议准备的五个原则（5P原则）包括：目的明确、参与者适当、时间合理、地点合适和资料充分。通过这些准备工作，可以确保会议的顺利进行。
会议开始时，主持人需要通过高能开场吸引参会者的注意力。有效的开场可以提高与会者的专注度，确保讨论围绕会议主题进行。此外，主持人还需管理可能出现的掉队问题，及时解决分歧，达成共识。
会议结束后，组织者需要进行有效的总结和跟进，确保会议决策能够得到落实。结构化引导会议总结的五个步骤包括：总结会议内容、明确行动计划、分配责任、设定时间节点和后续跟进。这一系列措施能够有效保证会议成果的落地。
在结构化会议中，使用合适的工具能够大大提升会议的效率。以下是四大基本工具：
通过澄清观点背后的事实，确保会议中的讨论建立在真实和准确的信息基础上。这可以帮助团队更好地理解彼此的观点，减少误解。
头脑风暴是激发创意的重要手段。在会议的发散期，运用头脑风暴的原则，可以鼓励参会者提出各种想法，增加讨论的广度和深度。
使用“3个为什么”分析法，深入挖掘问题的根本原因，帮助团队找到解决方案。这一工具能够有效提升问题分析的质量。
通过具体的策略优选方法，帮助团队选择最佳的解决方案并制定落地的行动计划。这一工具的应用能够确保决策的有效性和可行性。
结构化会议技术可以灵活应用于多种会议场景，以下是几个常见的应用实例：
召开例会时，组织者需避免常见的误区，如议题不清、缺乏讨论等。通过遵循指导原则，确保例会的有效性。
在目标分解会上，明确分解目标的结构流程，确保每个目标都能被具体化和执行。
绩效分析会需要特别关注分析的深度和广度，通过结构化流程确保对绩效的全面分析。
在问题分析会中，明确描述问题的关键，利用结构化流程进行深入讨论，找到有效的解决方案。
工作复盘会的价值在于总结经验教训，通过结构化的流程，确保每次复盘都能为未来的工作提供参考。
本课程旨在帮助与会者掌握结构化会议的引导技巧，提升会议效能。通过对课程内容的反思与总结，参与者将能够在实际工作中灵活运用所学知识，确保每次会议都能达到预期效果。内化策略包括在线分享、知识考核和实战演练，确保学习成果的有效转化。
总之，提升会议效能需要组织者和参与者共同努力，通过结构化会议技术的应用，确保每次会议都能够有价值、有结果并能落地。只有这样，才能真正实现会议的目的，提高团队的工作效率。
