智会共创：引领未来合作的新模式与机遇

智“会”共创：提升会议效能的结构化会议技术

在现代职场中，会议已成为一种常见的沟通方式。然而，很多职场人士却表示会议的数量过多且质量不高。一项调查显示，超过53.6%的职场人士认为自己参加的会议没有意义，甚至有人因此变成了“恐会族”。这不仅影响了工作效率，也让团队的智慧未能有效激发。那么，如何才能召开高效、有意义的会议，实现“智会”共创呢？本文将结合结构化会议技术，引导各位会议组织者和主持人提升会议效能，确保每一次会议都能产出实际结果。

曾秋香：智“会“共创—— 结构化会议引导7大秘诀5大应用场景

在当今严峻的市场形势下，如何提高会议效能是每个组织必须面对的挑战。本课程通过结构化会议技术，从准备、控场到会后跟进，全方位提供实操性技巧，帮助会议组织者和主持人激发团队智慧，提升会议质量。通过掌握核心工具和流程，学员将能够高效引

曾秋香 培训咨询

一、会议的现状与挑战

随着市场竞争的加剧，企业在经营管理中面临着越来越多的挑战。会议，作为团队沟通的重要方式，其质量直接影响着决策的有效性和团队的凝聚力。然而，传统会议往往流于形式，缺乏结构，导致时间的浪费和资源的浪费。

• 会议过多：许多职场人士反映，自己每天都要参加多个会议，造成时间分散，难以集中精力。
• 缺乏有效沟通：会议中，参与者往往未能达成共识，导致决策效率低下。
• 形式主义严重：许多会议仅仅是为了开会而开会，缺乏实际的目标和行动计划。

面对这些挑战，我们需要反思影响会议效能的关键因素，探索如何通过结构化会议技术来提升会议质量。

二、结构化会议的概念与价值

结构化会议是一种通过系统化流程和工具来提升会议质量的技术。它强调在会议前进行充分准备，在会议中引导参与者积极讨论，并在会议后落实行动计划。结构化会议的核心原理在于激发团队智慧，确保每位参与者都能贡献自己的观点，共同形成高质量的决策。

1. 结构化会议的四大价值

• 提高会议效率：通过明确的会议流程和目标，减少时间浪费，提高会议的有效性。
• 激发团队智慧：利用结构化的讨论方式，鼓励参与者积极发言，集思广益。
• 确保结果落地：通过制定详细的行动计划和后续跟进，确保会议成果能够有效实施。
• 提升团队凝聚力：通过开放的沟通环境，增强团队成员之间的信任与合作。

三、结构化会议的三大引导流程秘诀

为了确保会议的有效性，会议组织者和主持人需要掌握以下三大引导流程秘诀。

1. 有备而来——如何做好会议的准备

会议的成功往往源于充分的准备。在准备阶段，主持人需要思考两个关键问题：会议的必要性和形式。基于这两个问题，结构化会议准备的5P原则应运而生：

• Purpose（目的）：明确会议的目标和期望成果。
• Participants（参与者）：确定合适的参与者，确保会议的多样性和专业性。
• Process（流程）：设计清晰的会议流程，确保每个环节都有明确的时间和目标。
• Place（地点）：选择适合的会议地点，确保环境舒适、安静。
• Preparation（准备）：提前准备会议材料，并向参与者发送相关信息。

2. 引人入胜——如何做好会议的控场

在会议进行中，主持人需要掌握控场技巧，以保持参与者的注意力和积极性。高能开场是关键，以下是四部曲：

• 简明介绍会议主题和目的，激发参与者的兴趣。
• 设置互动环节，鼓励参与者分享自己的看法。
• 通过提问引导讨论，确保每位参与者都能参与其中。
• 关注会议进程，及时调整讨论方向，避免偏离主题。

另外，主持人还需有效管理“掉队”问题，及时关注参与者的参与情况，必要时进行个别沟通，确保每位成员都能跟上进度。

3. 会后落地——如何做好会议跟进

会议结束后，落实行动计划至关重要。结构化引导会议总结时，主持人需关注以下五个步骤：

• 总结会议达成的共识与决策。
• 明确责任分工，指定具体的责任人及时间节点。
• 制定后续跟进的具体计划，确保每位参与者都清楚自己的任务。
• 收集反馈信息，了解参与者对会议的看法和建议。
• 进行复盘，总结会议的经验与不足，持续改进会议质量。

四、结构化会议的四大引导工具

为了提升会议的有效性，掌握一些实用的引导工具是非常必要的。这些工具不仅帮助会议组织者更好地引导讨论，还能激发团队成员的智慧。

1. 重构议题——澄清观点背后的事实

在会议中，参与者常常表达各自的观点，但这些观点背后的事实往往被忽视。通过澄清工具，组织者能够帮助参与者重构议题，明确讨论的基础，确保会议的有效性。

2. 激荡智慧——多样化头脑风暴

头脑风暴是一种有效的发散性思维工具。在会议中，主持人可以引导参与者进行头脑风暴，遵循四大原则，鼓励创新和多样化的解决方案。

3. 刨根问底——分析问题真因

在面对复杂问题时，使用“3 Why”深度分析法可以帮助团队挖掘问题的根本原因。这种方法强调不断追问“为什么”，直至找到问题的本质。

4. 策略优选——优选解决方案并落地

在讨论解决方案时，使用结构化的优选策略能够帮助团队快速筛选出最佳方案，并制定详细的行动计划，确保方案落地。

五、多样场景的灵活应用

结构化会议技术可以广泛应用于多种场景，包括例会、目标分解会、绩效分析会等。以下是几种常见会议类型的结构化流程：

1. 引导结构化例会

召开例会时，避免陷入常见的误区，遵循四大指导原则，确保会议的高效组织和执行。

2. 引导目标分解会

目标分解会的准备应重点关注明确目标、参与者的角色和结构化流程，确保目标的清晰传达。

3. 引导绩效分析会

绩效分析会需要准备充分，关注关键指标和数据，通过结构化流程引导参与者进行深入分析。

4. 引导问题分析会

在问题分析会中，通过描述问题的关键点，引导团队聚焦于核心问题，制定有效的解决方案。

5. 引导工作复盘会

工作复盘会的重要性在于总结经验教训，明确改进方向，通过结构化流程进行有效的复盘。

六、课程总结与内化要点

通过本课程的学习，会议组织者和主持人将掌握结构化会议的核心理念和实践技能，从而提升会议的效能。内化学习内容的策略包括在线磨课、知识考核和实战演练等，确保所学知识能够真正落地应用于实际工作中。

总之，借助结构化会议技术，我们可以把每一次会议都变成高效的“智会”，实现团队的智慧共创，推动企业的持续发展。