智会共创：开启未来合作的新篇章

智会共创：提升会议效能的结构化技术

随着现代职场的快速发展，会议已成为企业沟通和协作的重要工具。然而，根据一项调查显示，超过53.6%的职场人士认为自己参加的会议过多，并且不到三成的人士认为会议有意义。大部分职场人士对会议表示厌烦，甚至有人因此成为“恐会族”。究竟是什么因素导致了这种情况？在严峻的市场环境和特殊的组织境遇下，我们如何才能召开有实际效果的会议，激发参会者的智慧，达到“智会共创”的目标？

曾秋香：智“会“共创—— 结构化会议引导7大秘诀5大应用场景

在当今严峻的市场形势下，如何提高会议效能是每个组织必须面对的挑战。本课程通过结构化会议技术，从准备、控场到会后跟进，全方位提供实操性技巧，帮助会议组织者和主持人激发团队智慧，提升会议质量。通过掌握核心工具和流程，学员将能够高效引

曾秋香 培训咨询

影响会议质量的关键因素

在探讨如何提升会议效能之前，首先需要了解影响会议质量的主要障碍。这些障碍通常包括：

• 会议缺乏明确目的：许多会议没有清晰的目标，导致参会者无法集中注意力。
• 参与者准备不足：如果参会者没有做好充分准备，会议的效率必然下降。
• 会议形式单一：单调的会议形式可能导致缺乏创新和互动，最终导致参会者的参与度降低。
• 缺乏有效的跟进：会议结束后如果没有落实行动计划，会议成果将无法转化为实际效果。

结构化会议的理念与价值

为了克服上述障碍，结构化会议技术应运而生。结构化会议不仅提供了一种系统化的会议流程，还能够通过有效的引导和互动，提升会议的参与度和成果转化率。其核心理念在于通过明确的结构设计，使得每个环节都有其特定的目的和效果。结构化会议的四大价值包括：

• 提升效率：通过明确的会议目标和流程，减少不必要的时间浪费。
• 激发智慧：通过多样化的讨论方式，鼓励参会者积极发言，集思广益。
• 促进共创：通过有效的沟通机制，增强团队协作，共同达成决策。
• 保障落地：通过后续的跟进机制，确保会议决策能够落实到实际行动中。

结构化会议的基本工具与流程

在结构化会议中，有四大基本工具和三大引导流程，这些工具和流程的灵活运用将直接影响会议的效果。

基本工具

• 观点与事实澄清工具：帮助参会者在讨论中明确自己的观点及其背后的事实，避免误解和偏差。
• 头脑风暴技术：通过自由的发散思维，收集各种创意和解决方案，推动团队创新。
• 问题分析工具：通过系统性的问题分析，找出根本原因，确保问题得到有效解决。
• 执行策略优选工具：在众多方案中优选出最具可行性的解决方案，并制定详细的执行计划。

引导流程

有效的引导流程能够确保会议的顺利进行。结构化会议的引导流程包括：

• 准备阶段：确保会议的必要性和形式，制定会议准备清单。
• 控场阶段：通过高能开场和专注管理，保持参与者的注意力和参与度。
• 落地阶段：确保会议总结的有效性，并制定后续的跟进策略。

多样场景的灵活应用

结构化会议的灵活性允许其在不同场景中应用，如例会、目标分解会、绩效分析会、问题分析会和工作复盘会等。每种会议都有其特定的目标和流程，组织者和主持人可以根据实际需求进行调整。

例会

在例会中，常见的误区包括会议目的不清、时间管理不当等。开好例会的关键在于设定明确的议程，确保每位参与者都能发言，并在会议结束时明确行动计划。

目标分解会

目标分解会的核心在于将大的目标细化为可执行的小目标。常见的误区包括忽视细节和缺乏团队共识。有效的目标分解会需要进行充分的准备，确保每个参与者都能理解目标的意义。

绩效分析会

绩效分析会旨在评估团队或个人的表现。常见的误区包括缺乏客观数据支持和反馈机制。通过结构化的流程，可以确保每个环节都有数据支撑，从而提高分析的准确性。

问题分析会

问题分析会的关键在于准确描述问题并找到其根本原因。通过系统化的分析工具，团队能够更有效地识别问题，并制定相应的解决方案。

工作复盘会

工作复盘会的价值在于总结经验教训，提升团队的整体绩效。组织者需要确保会议的准备工作到位，以便每位参与者都能分享自己的见解。

课程复盘与内化要点

完成结构化会议培训后，复盘与内化是提升学习效果的重要环节。通过线上分享、知识考核和实战演练等方式，学员能够将所学内容转化为实际能力。此外，组织者还需关注内化的注意事项，确保培训内容能够在实际工作中得到应用。

结论

在快速变化的商业环境中，传统的会议形式已无法满足企业的需求。通过结构化会议技术，我们能够有效地提升会议的效率和效果，实现“智会共创”，激发团队的智慧，共同解决问题，推动企业的可持续发展。只有不断完善会议的结构和流程，才能确保每一次会议都能产出实际的成果，最终实现组织目标的达成。