具体

商务信函写作核心技巧训练

在现代商业环境中，商务信函和邮件的写作能力已成为企业成功运营的关键技能之一。随着全球化的加速发展，跨国交流日益频繁，商务信函不仅是信息传递的工具，更是公司形象和品牌声誉的体现。因此，提升商务英语写作的能力，对于企业的国际化发展至关重要。

课程背景

当今社会，国际交流与国际业务的频繁，使得商务信函和邮件成为了企业沟通的重要方式。商务信函不仅用于建立业务关系，还在商务洽谈、信息传递、客户沟通等方面发挥着重要的作用。然而，许多企业在商务信函写作上存在诸多问题，例如表达不清、语法错误、句式不当等，导致业务发展受阻、客户投诉增加、企业形象受损等一系列问题。

这些问题的产生，既与员工对商务信函写作的基本原则和技巧掌握不足有关，也和许多中国大学生及员工的英语水平不足以满足商务写作的要求有关。尤其是在英语语法和句式结构方面，许多学生常常感到困惑，尤其是在处理时态、语态、语气等方面的难度。因此，开展关于商务英语写作的培训显得尤为必要。

课程对象

本课程主要面向国际化企业的各级领导和员工，尤其是与外事联系紧密的部门人员，包括文秘、市场、销售、品牌等各类人员。课程旨在为学员提供实用的商务写作技巧，帮助他们在国际业务中更有效地沟通。

课程特色

本课程注重实用性和操作性，强调互动和实效性。通过案例分析、课堂练习、小组讨论和模拟实操等多种形式，帮助学员在短时间内掌握商务英语写作的核心技巧。此外，课程还提供了大量可以套用和模仿的范例，鼓励学员积极参与，快速提升商务英语写作水平。

课程目标

• 掌握商务英语写作的基本原则。
• 了解商务信函的基本结构。
• 辨析商务英语写作中的常见错误。
• 熟悉常用商务信函的句型和表达方式。

课程大纲

一、商务信函写作的7C原则

商务信函的写作有七个基本原则，统称为7C原则，分别是：清晰（Clearness）、简洁（Conciseness）、准确（Correctness）、具体（Concreteness）、周到（Consideration）、礼貌（Courtesy）和完整（Completeness）。这七个原则为商务信函的写作提供了基本的指导方针。

• 清晰（Clearness）: 确保信息传递清晰无误，使收信人能够迅速理解信函内容。
• 简洁（Conciseness）: 避免冗长的表达，突出重点，避免不必要的细节。
• 准确（Correctness）: 确保语言的准确性，包括语法和拼写的正确。
• 具体（Concreteness）: 使用具体的事实和数据支撑论点，而不是模糊的概念。
• 周到（Consideration）: 从收信人的角度出发，考虑他们的需求和感受，表达对他们的尊重。
• 礼貌（Courtesy）: 使用礼貌的表达方式，维护良好的商业关系。
• 完整（Completeness）: 确保信函包含所有必要的信息，以免造成误解。

二、商务英语语用失误分析

在商务英语写作中，常见的语用失误会严重影响信函的效果。以下是一些典型的语用失误及其分析：

• 称谓不当（Improper Persons）: 不恰当的称谓可能导致收信人反感或误解。
• 语态失误（Mistaken Voice）: 被动语态的使用不当，会使信息变得模糊。
• 语气失误（Mistaken Mood）: 语气的错误可能会使信函显得不专业或不礼貌。

通过比较正确与错误的写作方式，学员可以更好地理解如何避免这些常见错误。

三、商务英语写作中的问题

商务英语写作中常见的问题包括：

• 冗余的表达（Redundant Expressions）: 避免使用多余的词语，使表达更加简洁。
• 繁复的词汇（Long Winded Words and Phrases）: 使用简单和直接的词汇，以提高可读性。
• 被动语态（Passive Voice）: 适当使用主动语态，使句子更具活力。
• 陈旧的语言（Yesterday’s Language）: 避免使用过时的表达方式。
• 书面化严重（Written Language）: 使表达更自然，避免过于正式的书面语。
• 标点的使用（Commas and Full Stops）: 正确使用标点符号，以确保句子的流畅性。
• 程式化敬意（Stereotyped Regards）: 使用个性化的结束语，以显示对收信人的重视。

四、商务英语写作的步骤

成功的商务写作需要遵循一定的步骤，以下是十个关键步骤：

• 自然而真诚的写作（Write Naturally and Sincerely）: 保持真实和自然的语气。
• 礼貌周到，善解人意（Be Courteous and Considerate）: 在写作中体现对收信人的理解和关心。
• 使用恰当的语气（Use Appropriate Tone）: 根据不同的场合调整语气。
• 使用简单的词汇和简单的句子（Use Simple Words and Short Sentences）: 提高可读性。
• 使用现代语言（Use Modern Language）: 避免使用过时的表达。
• 用主动语态而不用被动语态（Use Active Not Passive Voice）: 增强句子的活力。
• 避免动词名词化（Avoid Nominalizations）: 使用动词形式，使表达更加清晰。
• 使用积极的语言（Use Positive Language）: 传达积极的信息。
• 用“You”和“We”（Use “You” And “We”）: 增强与收信人的联系。
• 保持一致（Be Consistent）: 确保语言风格的一致性。

五、商务信函文本的结构

商务信函的结构通常包括四个部分：

• 开头（Opening）: 简短问候，说明写信目的。
• 主体（Body）: 详细阐述信函的内容和目的。
• 结论（Action）: 明确期望的后续行动。
• 结尾（Close）: 友好的结束语。

通过重点练习，学员可以熟练掌握商务信函的结构和写作技巧。

六、邮件常用语

商务邮件中的常用表达包括：

• 开头问候（Greetings）: 使用合适的问候语，设定邮件的语气。
• 信尾祝福（Regards）: 选择合适的结束语，表达礼貌。
• 收发邮件（Receiving and Sending E-Mails）: 了解邮件的基本操作。
• 发送附件（Attaching）: 正确说明附件内容。
• 转发邮件（Forwarding E-Mails）: 正确处理邮件转发。
• 回复邮件（Replying）: 有效地回复客户邮件。
• 说明问题（Explanation）: 清晰地描述问题和解决方案。

七、学员写作实例点评

通过对学员写作实例的点评，教师可以指出其中的优缺点，并提供改进建议，帮助学员不断提高写作能力。通过这种反馈机制，学员能够更好地认识到自己的不足，并在实践中加以改进。

结论

随着全球化的发展，商务英语写作技能在商业沟通中变得越来越重要。本课程旨在通过系统的教学和实践，提高学员的商务英语写作能力，从而推动企业的国际化发展。掌握商务信函的写作技巧，不仅能提高工作效率，还能有效维护和提升企业的形象与声誉。

通过对商务信函写作核心技巧的学习，学员将能够在未来的工作中更加自信和有效地进行沟通，为企业的成功奠定基础。