说明问题

商务英语写作核心技巧训练

在国际化、网络化和信息化的时代背景下，商务英语写作的重要性愈加凸显。随着全球经济的不断发展，企业之间的沟通越来越频繁，商务信函和邮件成为了信息传递的重要工具。因此，掌握商务英语写作的核心技巧不仅是企业提高沟通效率的需要，也是维护企业形象、促进业务发展的重要手段。

课程背景

当前，许多国际化企业在与外部客户、合作伙伴沟通时，常常面临商务信函写作质量不高的问题。由于对商务信函写作的基本原则和方法掌握不足，企业在沟通中往往无法准确表达业务需求，导致业务关系紧张、客户投诉增加，甚至影响销售额和市场份额。这些问题的根源，主要在于员工的英语水平和对商务写作的理解存在缺陷。特别是在语法、句式结构等方面，中国学生和员工常常感到困难，导致商务信函写作中出现诸多错误。

课程目标

本课程旨在帮助学员迅速掌握商务英语写作的核心技巧。具体目标包括：

• 掌握商务英语写作的基本原则
• 理解商务信函的基本结构
• 辨析商务英语写作中的常见错误
• 熟悉常用的商务信函句式

课程特色

本课程注重实用性和操作性，采用大量案例剖析、课堂练习和小组讨论等方式，确保学员能够在互动中学习。通过模拟实操和练习，提升学员的商务英语写作水平，使其能够在实际工作中灵活运用所学知识。

商务信函写作的7C原则

商务信函写作的7C原则是写作过程中重要的指导方针，包括清晰、简洁、准确、具体、周到、礼貌和完整。这些原则为商务信函的写作提供了明确的方向，有助于提高写作的质量和效果。

• 清晰（Clearness）：确保信息的传递清晰明了，避免模糊的表述和含糊的语句。
• 简洁（Conciseness）：避免冗长的句子，直截了当地表达观点，节省读者的时间。
• 准确（Correctness）：使用正确的语法和拼写，确保信息的准确传达。
• 具体（Concreteness）：引用具体的数据和事实，使内容更具说服力。
• 周到（Consideration）：考虑读者的需求和感受，确保信息的传递符合读者的期望。
• 礼貌（Courtesy）：保持礼貌和尊重，使用适当的语言和语气。
• 完整（Completeness）：确保信息的全面性，提供必要的背景信息和细节。

案例分析

在商务信函中，应用7C原则可以显著提高写作质量。例如，在撰写一封关于会议安排的邮件时，首先要确保邮件的主题明确，让收件人一目了然。其次，要使用简洁的语言，避免使用复杂的句子结构。最后，提供会议的具体时间、地点和议程，使信息完整，便于收件人进行安排。

商务英语语用失误分析

在商务英语写作中，语用失误是常见的问题，主要包括称谓不当、语态失误、语气失误等。分析这些失误有助于提高写作水平，避免在实际工作中出现类似问题。

• 称谓不当（Improper Persons）：在商务信函中，称谓的使用应符合对方的身份和职位，避免使用过于随意的称呼。
• 语态失误（Mistaken Voice）：主动语态通常比被动语态更能传达明确的信息，因此在写作中应尽量使用主动语态。
• 语气失误（Mistaken Mood）：选择合适的语气非常重要，过于强硬或过于委婉都可能导致信息的误解。

写作对错比较

通过对比正确和错误的写作实例，可以帮助学员更好地理解商务英语写作的要领。例如：“We regret to inform you that…”（我们很遗憾地通知您……）这种表达方式比较礼貌，而“Your request is denied.”（您的请求被拒绝。）则显得过于直接和生硬。

商务英语写作中的问题

在实际写作中，常见的问题包括冗余的表达、繁复的词汇、被动语态的使用等。解决这些问题能够显著提高写作的效率和质量。

• 冗余的表达（Redundant Expressions）：避免使用多余的词语，例如“in order to”可以简化为“to”。
• 繁复的词汇（Long Winded Words and Phrases）：使用简单易懂的词汇，避免使用复杂的术语。
• 被动语态（Passive Voice）：尽量使用主动语态，使句子更具活力和清晰。
• 陈旧的语言（Yesterday’s Language）：避免使用过时的表达，保持语言的现代性。
• 书面化严重（Written Language）：保持语言自然，避免过于正式的表达方式。
• 标点的使用（Commas and Full Stops）：正确使用标点符号，提高文章的可读性。
• 程式化敬意（Stereotyped Regards）：避免使用陈腐的结束语，选择更符合实际情况的表达。

案例分析

通过具体案例分析，学员可以识别出这些问题。例如，在一封关于产品推广的信函中，如果使用了“Due to the fact that”（由于……的事实）这样的冗长表达，可以直接用“Because”来替代，简化语言，提高效率。

商务英语写作的步骤

掌握商务英语写作的步骤，有助于学员系统化地提高写作能力。以下是实现高效写作的十个步骤：

• 自然而真诚的写作（Write Naturally and Sincerely）：保持真实的声音，避免过于书面化的表达，使内容更具亲和力。
• 礼貌周到，善解人意（Be Courteous and Considerate）：在写作中体现对读者的尊重和理解。
• 使用恰当的语气（Use Appropriate Tone）：根据不同的商务场合选择合适的语气。
• 使用简单的词汇和简单的句子（Use Simple Words and Short Sentences）：便于读者理解，避免复杂的句子结构。
• 使用现代语言（Use Modern Language）：保持语言的时效性，避免使用过时的表达。
• 用主动语态而不用被动语态（Use Active Not Passive Voice）：使句子更生动，信息更明确。
• 避免动词名词化（Avoid Nominalizations）：使用动词形式使句子更简洁。
• 使用积极的语言（Use Positive Language）：传达建设性的信息，增强说服力。
• 用“You”和“We”（Use “You” And “We”）：建立与读者的联系，增强互动感。
• 保持一致（be Consistent）：确保语言风格和语气的一致性，增强信函的专业性。

案例与练习

通过案例分析和针对每个步骤的练习，学员可以更好地理解和掌握商务英语写作的技巧。例如，学员可以针对不同的商务场合进行模拟写作，互相点评，发现问题并进行改正。

商务信函文本的结构

商务信函的结构是影响其效果的重要因素。良好的结构不仅可以提高信息的传达效率，还能增强信函的专业性。商务信函的基本结构包括开头、主体、结论和结尾。

• 开头（Opening）：简要介绍写信的目的，吸引读者的注意。
• 主体（Body）：详细阐述信息，提供必要的背景和细节。
• 结论（Action）：明确后续步骤或要求，促进读者的行动。
• 结尾（Close）：礼貌地结束信函，表达感谢或期待。

案例分析与重点练习

学员可以通过分析优秀的商务信函范本，理解其结构的重要性。在课堂上，学员可以进行分组讨论，针对不同类型的商务信函进行结构练习，提升写作能力。

邮件常用语

在商务英语写作中，掌握邮件的常用语非常重要。这不仅有助于提高写作效率，还能使信函更加专业。常用语包括开头问候、信尾祝福、收发邮件、发送附件等。

• 开头问候（Greetings）：使用合适的问候语，体现礼貌和尊重。
• 信尾祝福（Regards）：选择合适的结束语，给人留下良好的印象。
• 收发邮件（Receiving and Sending E-Mails）：了解邮件的基本处理流程。
• 发送附件（Attaching）：确保附件的格式和内容符合要求，避免因附件问题造成沟通障碍。
• 转发邮件（Forwarding E-Mails）：清晰说明转发邮件的目的，确保信息传达准确。
• 回复邮件（Replying）：及时回复，体现专业性和礼貌。
• 说明问题（Explanation）：在需要解释的情况下，清晰、简洁地说明问题。

案例分析

通过分析不同场景下的邮件范本，学员可以更好地理解商务邮件的写作规范。例如，在处理客户投诉时，应使用礼貌的语言，明确回应客户的关切，并提供解决方案，从而维护客户关系。

学员写作实例点评

课程的最后阶段，学员将对自己的写作实例进行点评和分析。通过互相评阅，学员可以识别出自己的优缺点，进一步提升写作能力。这一环节不仅促进了学员之间的互动，也为学员提供了更多的学习机会。

总结

通过本课程的学习，学员将能够掌握商务英语写作的核心技巧，提高写作质量，增强与国际客户的沟通能力。在实际工作中，运用所学的知识和技巧，能够更有效地传达信息，建立良好的业务关系，从而推动企业的发展。

商务英语写作不仅仅是语言的运用，更是对文化、礼仪和商务逻辑的深刻理解。希望学员能够在今后的工作中不断实践，不断提高，成为商务英语写作的优秀人才。