写作结构优化

高飞：妙手四招搞定职场写作

职场写作是现代职场中至关重要的一项技能。高效的职场写作不仅能提升个人的职业形象，还能有效推动团队的工作进展。然而，许多人在职场写作时常常感到无从下手，甚至出现畏惧心理。针对这些问题，本文将深入探讨职场写作的底层思维模型、实用工具与技巧，旨在帮助职场人士提升写作能力和工作效率。

课程背景

在实际工作中，许多职场人士会遇到写总结、报告等文书的困扰。以某位银行员工的经历为例，他在写总结时感到困难，经过长时间的努力，得到的反馈却是“标题不错，内容不行”。这种情况让他意识到，职场写作不仅需要经验的积累，更需要方法的指导。在这门课程中，学员将学习到如何将职场写作变得快速、简洁和精准。

课程收益

• 掌握职场写作的本质，通过模型和思路的引导，帮助学员理解写作的核心要素。
• 提供公式和模板，将复杂的职场写作简化为易于操作的填空题。
• 鼓励学员通过写作提升工作能力，推动个人和团队的进步。

课程特色

• 结合真实职场场景，通过多种教学手法，帮助学员理解写作的规律，从而实现能力的跃升。
• 以学员为中心的建构主义教学理念，通过案例分析和现场演练，帮助学员有效掌握写作技能。
• 引导学员不仅仅完成写作任务，更重要的是通过写作推动工作效率，成为团队进步的推动力。

课程对象

本课程面向企事业单位的中层干部和基层员工，旨在帮助他们提升职场写作能力，增强工作表现。

课程时间

课程为期1天，总计6小时，内容涵盖职场写作的多个方面。

课程大纲

课程将通过导课、案例分析、实操练习及互动讨论等多种形式，帮助学员全面掌握职场写作的技巧和方法。以下是课程大纲的详细内容：

• 导课部分：通过引导学员分享对职场写作的看法，唤醒他们对写作的恐惧，引发思考。
• 写作修炼四妙招：通过4W模型、清单体和SCQA模型等工具，帮助学员掌握职场写作的基本规律。
• 掌握常见文体：学习通知、计划、复盘报告和年终总结等文体的写作技巧。
• 打造职场语言的高级感：通过质感和温度两个方面，提升职场写作的表达效果。
• 结课部分：通过“送礼达人”小游戏回顾课程内容，分享学习收获。

职场写作的底层思维模型

4W模型解析

在职场写作中，一个有效的思维模型能够帮助我们理清逻辑、明确目标。4W模型包括：WHO（为谁而写）、WHY（为何而写）、WHAT（要写什么）和WHEN（何时写）。

WHO（为谁而写）

在撰写任何职场文书时，首先需要明确读者是谁。不同的读者有不同的需求和期望。例如，写给高层领导的报告与写给同事的邮件语言风格和内容深度显然是不同的。要考虑到读者的背景、知识水平和信息需求，确保文书能够引起他们的关注，并传达出所需的信息。

WHY（为何而写）

明确写作的目的至关重要。写作不仅是信息的传递，更是为了激励行动或推动决策。通过设定清晰的意图，可以帮助我们更好地组织内容。例如，如果目的是为了激励团队，文中应加强积极的语言和鼓励性的案例。

WHAT（要写什么）

在明确读者和写作目的后，接下来要考虑要传达的核心信息。应优先考虑最重要的事项，避免信息冗余。简洁明了的表达能提高读者的理解效率，也能使文书更具说服力。

WHEN（何时写）

时间的安排同样重要。要明确起止时间和交付时间，确保信息的时效性。例如，在制定项目计划时，应设定每个阶段的时间节点，以便进行有效的跟踪和调整。

职场写作的实用工具与技巧

清单体与SCQA模型

除了4W模型，清单体和SCQA模型也是职场写作中常用的工具，能够有效提升文书的逻辑性和条理性。

清单体

清单体，即将信息以条目形式列出，能够帮助读者快速抓住重点。在撰写清单时，应遵循以下标准：

• 简洁明了，避免冗长的句子。
• 层次分明，确保信息结构清晰。
• 逻辑连贯，确保每个条目之间有内在联系。
• 适当使用项目符号或编号，增强可读性。

SCQA模型

SCQA模型由Situation（情境）、Complication（复杂性）、Question（问题）和Answer（回答）四部分组成，是一种有效的结构化写作方法。通过这种结构，可以帮助读者快速理解内容并找到解决方案。

• Situation：描述当前的背景和现状。
• Complication：指出面临的挑战或问题。
• Question：提出需要解决的核心问题。
• Answer：给出解决方案或建议。

常见文体的写作方法

通知的写作技巧

通知是职场中最常见的文书之一，撰写通知时应注意以下几点：

• 明确通知的目的和内容，确保读者一目了然。
• 使用简洁的语言，避免复杂的句子结构。
• 指向具体的行动，确保读者明白下一步该做什么。

计划的撰写要领

在撰写工作计划时，应确保目标与组织的整体目标相一致，并制定量化的标准。通过明确关键结果，可以帮助团队清晰了解工作的方向和预期成果。

复盘报告的撰写技巧

复盘报告是对过去工作的总结，通常包含问题的定义、操作步骤和决策思路。通过系统化的复盘，可以帮助团队从经验中学习，避免重复错误。

年终总结的写作要素

年终总结是对一年工作的全面回顾，通常包括工作总结、经验教训和明年计划。通过总结，可以帮助个人和团队明确未来的工作方向，增强目标感。

提升职场语言的质感与温度

语言的质感

职场写作不仅要注重内容的逻辑性，还要注重语言的表达。通过使用数据和事实，可以增强语言的说服力。此外，合理使用类比和诠释法，能够帮助读者更好地理解抽象概念。

语言的温度

在职场写作中，语言的温度同样不可忽视。通过积极正面的表达，可以提升文书的感染力。此外，在传递负面消息时，可以使用“三明治”法，即先给予积极反馈，然后传达负面信息，最后再给予鼓励和支持，从而减轻负面消息带来的冲击。

总结

职场写作是一项重要的职业技能，通过理解和掌握职场写作的底层思维模型、实用工具和技巧，可以有效提高写作能力和工作效率。在实际工作中，结合清晰的目的、明确的结构和恰当的语言表达，能够帮助职场人士更好地沟通与协作，推动个人和团队的持续进步。

通过本课程的学习，学员将能够在职场写作中游刃有余，成为推动组织进步的重要力量。