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金迎:会务礼仪规范与商务礼仪

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课程概要

培训时长 : 1天

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课程分类 : 形象礼仪

课程编号 : 16519

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适用对象

企业中高层及接待人员

课程介绍

 【课程收益】

  • 通过本次培训使学员全面掌握商务活动中的各种礼仪,适应日常商务场合的礼仪规范。
  • 了解会务礼仪细节,学会组织与管理会议,从细微之处体现专业。
  • 掌握商务宴请的流程、方法及要领,通过商务宴请给客户留下深刻印象。
  • 掌握会面礼仪的技巧,通过与客户的会面展示自身的魅力,提升企业形象。

【培训对象】  企业中高层及接待人员

【培训时间】  3课时/半天

【培训方式】  课程讲授、学员演练、小组研讨、故事分享、案例分析、互动点评
【课程内容】
第一讲:会务礼仪

一、会议接待
(1)会议接待的原则                                (2)会议接待的职能组织:会务组

(3)会务组牵头人                                  (4)会务组组成
(5)会务组职责                                    (6)会议接待的事项与要点

(7)会议议程、与会人员的确认                      (8)与会人员与会行程安排
(9)与会人员接站与交通安排                        (10)与会人员登记
(11)会议费用收取                                (12)与会人员住宿安排
(13)与会人员餐饮安排                            (14)与会人员茶饮、茶歇安排
(15)与会人员会议间隙行动安排                    (16) 与会人员离场行程安排
(17)会议资料发放                                (18)与会伴手礼
(19)会议接待礼仪要点
二、会议跟踪
(1)会议决议发布的程序                          (2)会议决议的传达、跟踪
(3)会议决议的会后跟踪                          (4)主持者的跟踪
(5)与会者的跟踪                                (6)指定跟踪人的跟踪
(7)会议决议内容实施效果的考核
【情景演练】会议记录与会议决议的整理

第二讲:商务宴请礼仪

1.你在品味食物,别人在品味你
2.商务宴请的程序 

(1)确定宴请对象                          (2)规格和范围

(3)确定宴请时间、地点                     (4)邀请/订菜:喜好与禁忌

(5)席位安排                              (6)餐饮禁忌与注意事

3.商务宴请技巧处理
(1)致辞:欢迎辞 祝酒辞 欢送辞 答谢辞 敬酒

(2)如何调节席间气氛

(3)如何达成宴请的主要目的 

第三讲:商务会面礼仪

  1. 称谓礼仪                         (2)自我介绍与他人介绍

(3)名片礼仪                         (4)握手礼仪

(5)交谈礼仪                         (6)乘车礼仪                       

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【课程背景】会议是公司很重要的大脑运作,即便很多的成本都花在上面了,但是为什么大多的公司还是在「会而不议,议而不决,决而不行,行而不果,果而不察,察而不力,不力又再会」的循环呢?「决胜」会议管理,本课程针对会议中的「效率、共识与开会技巧」,让参与者了解会议中常见的盲区,该如何有效的会议能快速凝聚共识,以利于未来追踪成效。"【课程目标】建立公司统一开会规范。2、认识会议讨论的方法。3、建立会议管理工具。4、建立会议共识标准,利于长期减少会议时间。5、全员认识资源分配,共同解决问题。6、建立PDCA跟进追纵标准,避免问题失效。【课程时间】  1天(6课时)【课程对象】  企业高中层管理者【课程内容】一、会议的概述1. 会议的含义                   2. 会议的分类                     3. 会议的作用二、会前的准备工作1、提出会议建议方案【1】会议议题                 【2】参会人员                   【3】议程及开法       【4】会议时间                 【5】会议地点                 【6】会址附属设施会议建议方案报批【1】议题与议程按照规定安排                       【2】提交有关会议审定制发会议通知【1】参会人员注意分区                             【2】通知发送深入细致会议筹备【1】协调联络组               【2】秘书组                       【3】宣传组       【4】后勤保障组               【5】安全保卫组会议文件材料准备【1】提前准备         【2】专人负责             【3】开展调研                 【4】征求意见会议材料印制设计、印刷出席代表证照安排分组讨论会场布置【1】会场的选择               【2】主席台挂徽记、插旗帜                 【3】鲜花绿植摆放后勤、安全保障三、会议召开期间工作1、会议签(报)到2、会议引导3、照相安排4、会议记录5、编印文件材料【1】编印会议简报                 【2】印发文件或讨论材料             【3】重要文件起草会议安全保卫工作【1】对会场、会议代表处、餐厅灯场所的保卫               【2】加强保卫,做好安全后勤服务保障工作【1】注意与会人员民族、宗教、文化、语言等界别差异         【2】食宿安排、入场就坐、用车等引领其它服务工作会后工作清退会议材料会议文件印发
• 金迎:高级秘书/助理和行政人员技能提高训练
【课程背景】在现代企业面临的竞争日益激烈的今天,企业对行政管理水平要求也越来越高,同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求,行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练,仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的。很多时候想为领导做得更多,却总是因不懂领导被动地顾此失彼完成一些事务性的工作,很难“想领导所想,急领导所急”,成为领导不可或缺的得力助手。经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位,而从事行政管理工作的人士,整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,不知如何让行政管理工作变得更有效率,更好地体现自己的职业价值。想快速提升自身的行政管理能力,又苦于没有专项的培训课程。为此,我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程,通过两天的集中训练,全方位提升行政管理工作的认知水平,快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧;——新形势下需要五星级的行政管理者,具备“调频”能力,本课程将教您如何掌握“调频”技巧,学习快速“懂”领导的方法,具备调整与领导一个“频道”上进行沟通的能力,真正成为领导的得力干将。【课程收益】1.明确各级行政管理人员的职业发展方向。2.岗位认知,职责明确。3.明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识。4.学会奠定非领导的“领导“地位。5.运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 。 6.有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率。7.提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力。8.学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧。9.了解作为一个专业化的前台行政人员所需具备的职业形象与商务接待的内涵。 10.掌握沟通的基本步骤,学习沟通的基本方法,了解沟通的基本原则,以其提高人际沟通技巧。11.学习如何从优秀到卓越的方法,成为五星级秘书/助理的的能力及方法。【授课对象】   企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任、前台人员等【授课时间】   2天/12课时【授课方式】   内容讲述、案例分析、游戏互动、讨论点评、情景演练【授课内容】第一部分:职业素养篇一、秘书/助理的职业特性与素质要求1. 准确自我定位初级:事务性文员               中级:事务性文员+协助管理             高级:独立管理+事务处理★ 视频:为什么不提拔我?★ 现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”2. 优秀人员的胜任素质如何提升秘书/助理/前台人员的素质                       优秀与一般的差异——修炼良好心态★ 案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越★ 案例:老板眼中的五星级秘书/助理二、秘书/助理职业生涯规划1. 什么是职业生涯规划?2. 为何要进行个人职业生涯规划?分析自我,确立人生的方向准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景,提供前进的动力★ 小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢3. 职业生涯规划的简单步骤掌握SWOT分析工具进行自我分析运用“5W提问”法进行自我分析→ What I am? 我是什么样的人?→What I want? 我想要什么?→What I can do? 我能做什么?→What fit I most? 什么是最适合我?→What I can choose?我能够选择什么?★ 走进实战:“我的命运我把握,我的前途我做主。”运用SWOT分析工具认识自我你知道您是几号性格的人吗?你不能再困惑了,结束一直“茫、盲、忙”的状态——建议寻找通过20%的努力就能到达80%的效果的领域发展★ 视频:同样的事情为什么我就做不好?三、秘书/助理职场礼仪规范1. 塑造良好的个人职场形象着装的TOP原则                                         “拒绝”着装败笔——着装误区恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人★ 案例:为什么不录用我,我错在哪呢?2.行政人员不同岗位的职业形象要求女行政人员的形象要求                                     男行政人员的形象要求3. 基本职场礼仪办公室礼仪——形体仪态的训练【1】站姿—体态美的起点    【2】 坐姿—高雅仪态的展示            【3】 走姿—动态美的展示   【4】表情—内心世界的窗口:目光、笑容       4.电话礼仪与应对技巧★ 现场演示:如何着装让我更优雅和自信  接待礼仪【1】有约接待         【2】无约接待5.宴请礼仪【1】中餐宴请礼仪     【2】西餐宴请礼仪现场演示:1、你知道如何点菜吗?你知道接待中的酒文化?第二部分:工作技能篇一、时间管理及工作统筹技巧1. 时间管理的误区2. 时间管理的原则√ 目标管理与80/20法则                                   √ 缓急轻重的优先管理√ 个人时间与领导工作时间计划与安排3. 时间管理小窍门4. 办公室接待与电话处理◇ 上级的时间管理与安排5. 自我情绪控制与压力管理◇ 上司出差日程管理与工作计划★ 案例:如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧★ 小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?★ 案例:从种树任务分析您解决问题的思路——做正确的事,不仅是把事做对大家认为是否能在3年时间内,获得15年的工作经验?——其实是可能的,老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀二、会务组织与管理1.成功组织会议的技巧2.组织阶段的工作:√ 会前准备                         √ 会中协助                           √ 会后整理3.会议座次安排的学问★ 练习:小组讨论:如何协助召开公司例会                   ★ 案例:如何应对会议中的“漏洞”? ★ 现场模拟:会议记录及纪要训练                           ★ 案例:李秘书的返工引起的深思三、行政公文写作技巧与处理实务1.行政公文写作的基本要求                             2.行政公文的格式3.常用行政公文写作及公文格式要素范例通用公文:→ 报告                            → 请示                              → 批复→ 函                              → 决定                              → 公告→ 通告事务公文: → 工作计划                         → 工作总结                           → 会议纪要礼仪文书: → 请柬                             → 介绍信                             → 推荐信重点演练:通知、请示、会议纪要★ 案例分享:请示/报告混为一体现场研讨:领导公文文种混淆(关于……请示报告)第三部分:统筹管理篇一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧★ 游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。1.成功沟通的秘诀学会聆听:不轻易打断对方的话                               怎样反问:了解对方的需求如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是                 表明立场:拒绝的艺术提出解决方案:提出2-3个解决方案★ 案例:如果是你该怎么说?——为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价2.有效沟通过程及环节信息发送、接收、反馈                                       有效发送的技巧★ 现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事3.认识你的沟通对象与上级沟通的原则                                   与各种性格的领打交道技巧跨部门的沟通技巧                                   与客户沟通课程结束分享:我学到了什么?
• 金迎:办公室行政人员综合效能提升
【课程时间】   2.5天/15课时【课程对象】   总经办文秘、办公室主任、行政助理、后勤综合办理岗等【课程收益】通过此次培训提升学员的爱岗敬业、奉献意识与公仆意识。通过此次培训,提升办公室人员突发事件应急管理能力及危机处理能力。3.通过本次培训,提高办公室人员管理沟通能力与执行力的落实能力。4.通过此次培训,使学员掌握公务接待的礼仪规范,全面提升会务接待能力。5.通过培训,使学员规范公文写过格式,掌握公文写作语言,熟悉公文写作思路,以便准确、高效的发布公文,提高办事效率。【培训形式】  讲授、案例、情景演练、讨论、游戏、教学VCD展示、能力测试等。【课程内容】第一讲:如何当好办公室主任一、办公室主任应具备的意识(一)敬业意识1、热爱这个岗位          2、意识到本岗位的重要          3、本岗位是具有专业性的岗位(二)公仆意识1、三心                       2、四勤(三)奉献意识1、工作内容多而无形                      2、呈现结果无人关注过程二、办公室主任的职责(一)承办职责1、承办领导层的集体决策                         2、承办领导个人交办的事项3、承办上级部门主办的事情                       4、承办同级职能部门的事情5、承办下级单位转办的事情                       6、事情的轻重缓急与办公室主任的办事风格7、研讨:和绅的办事能力(二)参谋职责1、办公室主任工作与领导层同步操作                        2、近距离接触公司核心领导层3、工作接触面广、信息灵通、联系广泛                      4、敢于与领导唱“对台戏”5、领导决策前多参谋,决策后多反馈(倾向、逆向、侧向)    6、研讨:魏征的誎言(三)管理职责1、文书管理                 2、信息管理(信息网络管理、信息传递管理、追踪型信息、超前型信息)3、研讨:消息不胫而走4、协调职责【1】纵向协调                               【2】横向协调【3】内部协调                               【4】研讨:王熙凤的协调能力五、领导指挥职责1、执行性指挥                                2、应变性指挥第二讲:办公室工作危机处理1.单位突发事件预防 【1】检测诱发因素               【2】诱发监视【3】信息处理与反馈             【4】危害评价2.员工防范意识【1】日常渗透(上下级沟通、制度文化强调、其它丰富多样的活动)【2】加强培训(阶段性突出问题、明显的隐患因素、结合单位实例)【3】保持与媒体沟通(舆论的力量、保持良好大众形象、专门专人与媒体合作、提供新颖价值素材)3.突发事件处理原则【1】果断及时原则               【2】疏导教育原则             【3】责任管辖原则         【4】依法办事原则               【5】预防为主原则4.突发事件处理程序与技巧【1】盗窃应急处理程序与技巧                 【2】住户室内红外、门磁报警处理技巧【3】执勤中发现可疑分子的处理程序与技巧     【4】发现斗殴的处理程序与技巧【5】发现醉酒闹事或精神病人等处理程序与技巧 【6】值班人员在执勤中遇到违章行为的处理方法与技巧【7】火警处理程序与技巧                         【8】触电事故的应急处理程序与技巧【9】突发性水浸事故处理程序与技巧               【10】气体泄漏处理的方法与技巧【11】突然故障停电处理方法与技巧                         【12】遇急症病人处理程序与技巧【13】电梯困人处理程序与技巧                     【14】当群体性在小区门口闹事时的方法与技巧1.办公室危机处理能力提升方法【1】建立应急预案体系课堂案例练习: 对手恶意攻击事件:《南方都市报》深圳封杀事件【2】对外发表声明【3】员工沟通【4】政府、媒体、公众沟通【5】第三方介入 第三讲:办公室人员管理沟通与执行力培训一、 分组讨论:工作困扰问题汇总二、什么是沟通?【1】沟通的定义:                         【2】沟通的重要性案例分析:不会沟通,从同事到冤家【3】沟通技巧测试                         【4】沟通的过程【5】沟通的形式                           【6】沟通形式的表现力【7】如何同频同率三、管理者的沟通技巧【1】如何有效倾听                         【2】怎样从内在强化激励员工(AB角练习:至少真诚赞美对方三个具体的地方)【3】协调与上级关系的艺术                 【4】处理与同级关系的准则【5】如何与下级相处的方法情景模拟:三明治法则四、有效执行力训练1、提升组织执行力的方法(1)落实锡恩4R执行力系统【1】结果定义Result                     【2】一对一责任Responsibility(责任承诺)【3】监督检查、跟进追踪Review          【4】奖惩分明,回报员工reward(优者奖,劣者罚)(2)完善制度、简化流程(3)领导者做好表率(案例分享:曹操割发代首的故事)选择有执行力的员工(情景模拟:如何高情商的识人用人?)铸就强执行力文化(分享:企业经理人的执行力六技巧!)2、提升个人执行力的方法【1】树立目标 ,勇于执行              【2】绝对服从,立即执行【3】绝不拖延,立即行动               【4】时间管理,高效执行【5】拒绝口号,执行落地               【6】要做结果,不做任务【7】坚持学习,强化执行3.如何处理执行力不强的问题员工?【1】无数理由的下属                     【2】自我狡辩型下属【3】永远委屈型下属                     【4】比你还凶型下属【5】沉默不语型下属实战训练:企业经理人的领执行力提升技巧第四讲:公务接待与会务管理(一)公务接待礼仪一、接待的原则:突出领导,突出来宾。服务领导,服务来宾政务接待原则:细致周到、务实低调、地方特色商务接待原则:热情礼貌、服务周到、对口接待,严格标准,节约简便。二、接待的级别(根据来宾的身份、对公司的价值和意义)1、对等接待             2、高规格接待             3、低规格接待三、形式规范,善于表达1、统筹管理、对口接待、事前审批、勤俭节约、定点接待2.内强素质、外塑形象四、接待的基本流程和规章制度五、接待人员的形象塑造1.专业形象与TPO原则【1】来宾+1的对象原则           【2】时间与地点对应原则        【3】身份与角色定位原则2.接待人员形象的具体应用【1】接待人员的仪容修饰——男士修面、女士淡妆【2】陪同人员的专业形象塑造【3】男士西装、女士着装【4】细节体现品味:三一原则、三色原则、“领袖”故事高效会务管理一、高效会议前的准备工作1. 准备工作的重要性【1】会议准备的5W1H(工具:《六何法》)           【2】会议准备内容核对单【3】会场布置的准备                                 【4】主持人的4个准备工作2. 明确会议的目标3、会议接待人员的职业形象 二、成功会议的接待流程1.迎宾【1】 迎宾队形及环节             【2】陪同的礼仪             【3】酒店入住接待工作2. 会议及庆典中的服务实战【1】会前的准备工作              【2】会议的流程              【3】各部门协调【4】会场的布置                  【5】会中服务实操演练        【6】颁奖典礼的站位和流程情景演练:《颁奖典礼》3、修炼接待用语礼仪【1】发音练习:专业声音四要素                【2】发音练习--抓住听众的心4、现场接待礼仪【1】专业的接待态度: 待客三声和礼貌三到 【2】招呼技巧: 微笑、点头、鞠躬和等待时的应对案例:《低三下四的奥巴马》            情景演练:《走廊上遇到客人时...》 【3】介绍时的原则 【4】握手技巧: 谁先伸手? 【5】行进、楼梯、电梯的礼仪 5. 餐宴接待的礼仪【1】中餐                                      【2】西餐6. 活动结束送别礼仪【1】活动结束流程                              【2】结束工作实操第五讲:企业常用公务写作(一)公告、通告、通知1、辨析这几类常见公文,结合受训单位性质确定讲授重点。(讲授)2、熟悉通知的几种类型和写法(练习,改错)(二)请示、批复1、什么情况下用请示?报告?批复?(讲授)       2、如何写请示、报告、批示(练习,案例)3、请示、报告的分类(讲授)                     4、写作规范模式(三)报告1、报告种类:◆ 工作报告           ◆ 情况报告             ◆ 建议报告            ◆ 调研报告2、如何写好调研报告◆ 调研报告的前言、主体和结尾的写作内容及技巧——企业调研报告案例分析(四)工作计划1、计划的结构环节和格式写计划没有固定不变的格式,一份计划,一般是由标题、正文、文尾三部分组成。◆ 标题的四种写法◆ 正文的构成2、计划的写作内容◆ 情况分析(制定计划的依据)                      ◆ 工作任务和要求(做什么)◆ 工作的方法步骤和措施(怎么做)                  ◆ 工作落实及跟进(五)工作总结1、总结的类型(1)按内容分:◆ 工作总结          ◆ 业务总结           ◆ 学习总结           ◆ 生产总结等(2)按范围分:◆ 单位总结                ◆ 部门总结                ◆ 个人总结(2)按时间分◆ 年度总结          ◆ 季度总结            ◆ 月份总结          ◆ 阶段总结等(3)按性质分:◆ 综合性总结                                 ◆ 专题性总结2、总结的基本结构图示及写法◆ 标题◆ 正文:开头(前言部分)主体(成绩和做法,取得的主要经验或教训或存在的不足)◆ 结尾:今后工作努力方向或打算或整改措施3、写好总结要注意的问题◆ 实事求是◆ 条理清晰◆剪裁得体,详略适宜——案例分享 

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