闻彬：商务英语公文写作

课程收益：

1. 通过培训，使员工规范英文写作格式，掌握英文写作语言，熟悉公文写作思路，以便准确、高效的发布公文，提高办事效率。
2. 注重知识与工作实践的有效结合，更多地结合实际案例，将英文公文的规范要求和写作技巧、注意细节等方面进行了生动的演绎，从而使学员达到能理解公文行文的严肃性，了解公文的规范化和标准化，系统掌握公文写作的知识和方法技能的目的，提升公文写作的实用性。

Benefits:

1. Advance you skills in English business writing, more clearly, chiefly, courtly and constructively, hence to improve the efficiency of business communication.
2. Learn how to communicate cross cultures from examples and on the job. Learn how to share informative and positive messages, deliver negative messages and craft persuasive messages. Build your reputation through effective messages. 

课程对象：需要用英文进行沟通的企业职员、管理人员等

Participants: Staff using English in daily business communication

课程时间：2天，6小时/天

Duration: 2 days, 6h per day

课程大纲：

单元一 始于文化的沟通

1、迈向国际化从接纳对方文化开始

   案例：在西餐餐桌上大发牢骚的中国商人

2、会讲英语不等于有国际性思维

3、了解中西方文化的差异

   A. 中西方思维方式的差异

   案例：《会议中支支吾吾的王部长》

   B. 中西方对财富观认识的差异

   案例：《爱打听爱点评的小张》

   C. 中西方不同的饮食文化

   案例：《一顿豪宴吓走瑞典客人》

   D. 中西方对听到赞美时回应的差异

   案例：《过分谦虚而招致反感的小林》

   E. 中西方对“老”的感受差异

   案例：《在圣诞舞会上的尴尬》

   F. 爱用叠词的中国人和忌讳使用叠词的美国人

   G. 中西方对准时标准的差异

   H. 中西方对守次序标准的差异

4、了解沟通对象的不同文化背景

   A. 欧洲

   B. 美国加拿大

   C. 中东

   D. 日韩

   E. 东南亚

   F. 印度

5、宗教信仰与忌讳

A．基督教与天主教

   B. 伊斯兰教

   C. 佛教

Part 1: Intercultural Communication Starts with Culture

1. Embrace different cultures

2. Speaking English ≠ International

3. Differences between Chinese and other cultures

1. Thinking method
2. Wealth concept
3. Food culture
4. Positive thinking
5. Compliments
6. Aging
7. Reduplication
8. Punctual
9. Order 

3. Geo-cultural Differences

1. Europe
2. US and Canada
3. Mid-east
4. Japan, Korea and India
5. Southeast Asia

4. Religion and Taboo

1. Catholicism and Christianity
2. Islam
3. Buddhism

单元二  商务英文写作沟通概述

1. 商务沟通的重要性
2. 沟通结果最大化:Task+Trust
3. 商务公文的四大写作原则：准确、简洁、庄重、规范

4、商务沟通的5W1H

   A. WHY—目标明确

   B. WHO—分析受众

   C．WHAT—主题清晰

D．WHEN&WHERE—何时何地

E．HOW--选择适当的传递渠道

5、理解跨文化沟通语境

   A. 企业文化与道德规范

   B. 跨文化沟通的高低语境

   案例：《常用英文沟通术语：职位、缩写、关键词》

Part 2: Fundamentals of Business English Writing

1. Importance of business communication 

2. Maximize the result: Task+Trust

3. 4 features of business writing

4. 5W1H of business writing

1. WHY - Target
2. WHO - Audience
3. WHAT - Subject
4. WHEN&WHERE - Details
5. HOW – Channel 

5. Understand the Communication Environment

1. Ethics and company culture
2. Cross-culture communication

单元三  简洁高效的英文电子邮件

1. 电子邮件沟通概述

A．电邮沟通的重要性

B．电邮沟通的功能

C．电邮沟通的原则

测试：《何时该发送电子邮件？》

D．电邮是企业公文！

1. 电子邮件的格式

A．慎选发送对象：收件人、抄送和密送的区别

B．标题的重要性与规范

   案例：《恰当与不恰当的标题》

C．内容：5W1H和KISS

   案例：《邮件内容常见错误分析》

D．专业的签名栏

3、电子邮件的沟通礼仪

A.准确的拼写与语法

B.谦恭有礼

案例：《“暴力”信函》

C．选择标识：紧急、参考及其它

案例：“自动回复”和“离开办公室”的设置

Part 3: How to Write Business Email

1. The importance of an Email

Functions, features, and principals of business writing 

2. Format of an Email

1. To/CC/BCC 
2. The importance of subject
3. Body: 5W1H+KISS

• Appropriate salutation
• Action and due-date
• Complimentary
• Attachment

D. Professional signature

3. Etiquette of Email communication

1. Grammar and spelling 
2. Be polite
3. How to mark an Email

单元四  商务英文写作技巧

1、构建金字塔逻辑结构—从线性到结构化的思维转变

   A. 从结论说起

   案例：《给Shirley的一封邮件》

   B. MECE的原则

   C．创建金字塔的方法--自下而上和自上而下法

   D．结构化思维的四大特点

   案例：《结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进》

E．结构化思维常用框架：4P、4C、4M1E、5W2H、PQCDS、PRER

2、商务英文写作六大步骤

   A. 制定行动目标：主动目标与被动目标

      案例：《一个通知邮件的主动目标》

   B. 决定正式程度：公文正式程度由什么来体现？

   C. 设定总体风格：公文的游说矩阵

案例：《一份需求的不同写法》
   D. 选择层次结构：连贯式、并列式、分析问题式等

   E. 列出大纲：提纲法和辐射法

   F. 撰写初稿

3、简洁高效的表达—KISS英文写作原则

A.主动或被动语态

B.名词或动词

C.如何简洁

D.长句或短句

E.对称结构

F.从读者的角度出发

练习：《简洁的表达》

4、用写作创造职场价值

   案例：《市场部给销售部的邮件怎么写？》

   A. 换位思考

   B. 正向思维

   练习：《正向引导法》

   C. 注意语气

   案例：《软垫式语言》

   D．消除偏见

   E．建设性反馈—批评的艺术

  练习：《建设性批评五部曲》

  F．赞美的技巧

  练习：《BIA模型》

Part 4: Process of Effective Business Writing

1. Set Up the Logic-Pyramid Principle

1. Start from conclusion
2. Construct a pyramid
3. Bottom-up and top-down

2. Write in Six Steps

1. Develop the action target
2. When and how to be official
3. Choose the style-Lobby Matrix
4. Choose the hierarchy
5. Outline
6. Draft

3. How to KISS (Keep it Simple and Short)

1. Use the active voice
2. Use verb instead of noun
3. Be concise
4. Long and short sentences
5. Use symmetrical structure
6. Reader-oriented

4. Build Your Reputation

1. Put yourself in others’ shoes
2. Positive thinking
3. Improve the tone
4. Reduce the bias
5. Constructive feedback
6. Appreciation and compliment

单元五  常见商务英文沟通文案

1、告知和肯定性文案

A．开头交代好/重要消息

1. 解释所有读者的利益

2、否定性文案

A．清晰客观描述问题

B．说明原因

C．提供解决方案供选择

D．以积极、展望性陈述结束

3、说服性文案

1. 直接要求式

B．问题解决式

4、投诉性文案

   案例：《来自物料部的投诉》

5、常见错误纠正：太随意、太模糊、太冗长等

练习：《企业实际案例--不同类型的文案写作》

Part 5: Business and Administrative Communication

1. Informative and Positive Messages

1. How to organize
2. Criteria for good subject lines

1. Negative Messages 

1. Concept of negative messages
2. Subject lines
3. Organize negative messages to clients
4. Organize negative memos to superiors, peers and subordinates
5. Varieties of negative messages

3. Persuasive Messages

1. Choose persuasive strategies
2. Organize a persuasive direct request
3. Organize a problem-solving message
4. Dealing with objections

4. Complaint

    5. Common mistakes