在现代职场中，会议已经成为我们工作的重要组成部分。然而，调查显示，超过53.6%的职场人士认为自己参加的会议过多，而不到30%的职场白领认为这些会议是有意义的。许多人对开会感到厌烦，甚至形成了“恐会族”。那么，是什么导致了会议质量的下降？我们又该如何在这样的环境中，通过“智会共创”提升会议的效能呢？
曾秋香
培训咨询
团队会议的低效性常常归结于以下几个方面：
为了解决这些问题，结构化会议技术应运而生。它不仅可以提升会议的效率，还能够充分激发与会者的智慧，实现“智会共创”的目标。
结构化会议是一种新型的会议管理方法，旨在通过系统化的流程和工具来提升会议的效果。其核心价值体现在以下几个方面：
在实际操作中，结构化会议依赖于一系列基本工具和流程。这些工具可以帮助会议组织者更好地管理会议，确保会议的高效性和有效性。
在会议中，澄清观点背后的事实是至关重要的。通过重构议题，组织者可以帮助与会者更深入地理解问题，避免误解和偏见。
头脑风暴是一种有效的发散性思维工具，能够激发团队的创造力。在会议的发散阶段，通过多样化的头脑风暴技术，团队可以提出更多的想法和解决方案。
分析问题的真因是解决问题的第一步。通过“3Why”深度分析法，会议参与者可以挖掘问题的根本原因，从而制定更加有效的解决方案。
在提出多个解决方案后，团队需要优选出最具可行性的方案。通过明确的评估标准和操作步骤，确保选择的方案能够落地实施。
为了实现智会共创的目标，会议的实施流程至关重要。以下是结构化会议的基本流程：
结构化会议可以应用于多种场景，包括例会、目标分解会、绩效分析会、问题分析会和工作复盘会等。在不同的场景中，组织者需要根据具体的会议目标和参与者特点，灵活调整会议的结构和流程。
在例会中，常见的误区包括缺乏准备、时间超标和讨论无效等。通过明确的指导原则和结构流程，可以有效提升例会的质量，让每位与会者都能参与其中。
目标分解会的关键在于明确目标、分解任务。通过结构化的流程，帮助团队将大目标分解为具体可执行的行动计划，确保每个成员都明确自己的责任。
绩效分析会旨在评估团队的工作表现。通过系统化的分析流程，团队可以识别出优势和不足，制定相应的改进措施。
在问题分析会上，团队需要准确描述问题，分析原因，并提出解决方案。通过清晰的结构，确保会议的高效性和成果的有效性。
工作复盘会的目的是总结经验教训，提升团队的整体能力。通过结构化流程，帮助团队在复盘中发现问题，制定改进措施，为未来的工作奠定基础。
为了确保结构化会议的有效实施，培训课程的设计注重实践与内化。通过案例分析、场景演练等方式，学员可以在实践中掌握结构化会议的技巧与方法。同时，通过在线磨课、考核和训后落地考核等方式，确保学员在培训后的持续学习与实践。
在面对快速变化的职场环境时，提升会议的效能变得尤为重要。通过“智会共创”的理念和结构化会议技术，企业可以在会议中激发员工的智慧，提升团队的凝聚力，实现高效决策和执行。未来，我们期待更多企业能够采纳这一方法，推动组织的持续发展与创新。
通过结构化会议，我们不仅可以提升会议的质量，还能够在团队中营造一种积极的沟通氛围，让每一位参与者都能感受到自身的价值与贡献。这是实现智会共创的核心所在，也是每个组织迈向高效能的必经之路。
