在现代职场中，会议已经成为了不可或缺的一部分。然而，一项调查显示，超过53.6%的职场人士认为自己参加的会议过多，而只有不到三成的职场白领认为这些会议是有意义的。这种现象导致许多人对会议产生了厌烦情绪，甚至被称为“恐会族”。为了提高会议的质量和效率，我们需要掌握一些有效的会议引导技巧。本文将深入探讨结构化会议的概念、价值以及如何通过引导技巧提升会议的效能。
曾秋香
培训咨询
会议常常流于形式，耗费了大量的时间和精力，却无法达成共识或有效的决议。这一现象的根源在于多个方面：
面对这些挑战，组织需要采取有效的措施，以确保会议的高效性和成果的落地。
结构化会议是指在会议过程中，通过预先设定的流程、工具和技巧，引导参会者进行有效的讨论和决策。这种会议形式不仅能够提高参与者的参与度，还能确保会议目标的实现。
结构化会议的四大价值包括：
为了提升会议的有效性，我们需要掌握三大引导流程秘诀。
会议的成功往往取决于充分的准备。准备期需要思考两个关键问题：
在准备阶段，主持人与发起人之间的沟通至关重要。同时，运用结构化会议准备的5P原则（目的、参与者、议程、场地、材料）可以确保会议的高效进行。
会议的开场至关重要，良好的开场可以有效吸引参会者的注意力。可以采用四部曲的高能开场技巧，确保参会者专注于会议主题。在会议过程中，应时刻关注参与者的状态，并运用相应的技术管理掉队问题，确保每个人都能积极参与。
会后跟进是确保会议成果的关键。结构化引导会议总结时，需要遵循五个步骤，以确保每个参会者都能清晰理解会议的决议和后续的行动计划。同时，制定有效的跟进策略，确保会议的实际落实。
在结构化会议中，掌握一些实用的引导工具可以进一步提升会议效果。
在会议中，参与者常常会提出不同的观点。运用澄清工具可以帮助理清观点背后的事实，从而确保讨论的基础是准确的。通过实操练习，团队可以学会如何在会议中重构议题，促进有效沟通。
头脑风暴是激发创意的重要工具。在会议的发散阶段，运用头脑风暴的四大原则，可以激发团队的创造力。同时，了解其多种变形操作及应用陷阱，有助于避免常见的误区。
在解决问题时，了解问题的根本原因至关重要。运用3why深度分析法，可以帮助团队挖掘问题的真因，从而制定更有效的解决方案。
在产生多个解决方案后，团队需要优选出最具可行性的方案。通过案例示范和实操练习，团队可以学习如何制定具体的行动计划，确保方案的有效落实。
结构化会议的技巧可以应用于多种场景。以下是几个常见的会议类型及其引导方法：
召开例会时，常见的误区包括缺乏目标、参与者不积极等。为此，确保会议的四大指导原则和五个结构流程的实施，可以有效提高例会的效果。
在目标分解会中，常见的误区包括目标不清晰、分解不合理。通过重点准备和结构化流程的应用，可以确保目标的有效分解和落实。
绩效分析会的成功与否，往往取决于准备的充分程度和结构流程的合理性。通过七步结构流程，可以有效分析绩效并制定改进措施。
在问题分析会中，描述问题的关键问题以及准备重点是成功的关键。通过五个结构流程的实施，可以帮助团队高效分析问题并找到解决方案。
工作复盘会的价值在于总结经验教训。通过准备重点和四个结构流程，可以确保复盘的有效性，帮助团队在未来的工作中避免类似问题。
掌握结构化会议的引导技巧，不仅能提升会议的效率，还能有效激发团队的智慧。在课程的复盘总结中，团队需要讨论内化的形式和策略，以确保所学内容的实际应用。同时，通过在线磨课、考核和训后落地考核等方式，确保每位学员都能将所学知识转化为实际能力。
综上所述，会议引导技巧是提升会议效能的重要工具。通过结构化会议的技术和方法，团队可以有效解决会议中常见的问题，确保每次会议都能取得实质性的成果。无论是会议组织者还是主持人，都应积极学习和实践这些技巧，以实现高效的会议目标。
