在现代职场中，会议已经成为了我们工作生活中不可或缺的一部分。然而，数据显示，超过一半的职场人士认为自己参加的会议过多，且只有不到三成的人认为这些会议是有意义的。许多人对会议产生了厌烦，甚至形成了“恐会族”。那么，是什么导致了会议的质量下降？又该如何通过引导技巧提升会议的效能呢？本文将深入探讨会议引导技巧及其在实际应用中的重要性。
曾秋香
培训咨询
为了提升会议的质量，首先需要识别影响会议效能的关键因素。以下是一些主要原因：
为了应对这些挑战，结构化会议的概念应运而生。结构化会议强调在会议准备、实施和后续跟进过程中，采用一套系统化的方法和工具，以确保会议的有效性和落地性。
结构化会议的核心原理在于通过明确的流程和工具，引导参会者积极参与，确保会议能够达成预期的目标。其主要价值包括：
在进行结构化会议时，有几个关键的引导流程秘诀值得掌握：
会议的成功与否往往取决于准备阶段的充分性。在准备阶段，主持人需要思考以下两个问题：
此外，结构化会议准备的五个原则（5P原则）也不可忽视，包括目的、参与者、过程、产品和时间。
会议进行中，如何有效控场是另一个重要环节。高能的开场可以吸引参会者的注意力，确保他们专注于会议主题。以下是一些控场技巧：
会议结束后，如何确保决策能够落实也是一个重要的环节。结构化引导会议总结时应遵循五个步骤，确保每个决策都有明确的行动计划和责任人。这包括：
在结构化会议中，有几个基本工具可以帮助提升会议的效能：
在会议中，澄清观点背后的事实是非常重要的。通过使用概念澄清工具，能够帮助参会者明白每个观点的依据，避免因误解而导致的分歧。
头脑风暴是结构化会议中非常有效的工具之一。它能够在会议发散期激荡出更多的创意。应用头脑风暴时，应遵循其四大原则，避免常见的陷阱。
在面对问题时，分析问题的根本原因至关重要。通过“3 Why”深度分析法，能够深入挖掘问题的真因，为后续的解决方案提供依据。
面对各种可能的解决方案，采用策略优选的三种方式，可以帮助团队在众多方案中选出最优的方案，并制定落地的行动计划。
结构化会议技巧不仅适用于一般的例会，还可以灵活运用到多种场景中，例如目标分解会、绩效分析会和问题分析会等。在不同场景中，会议的准备重点和流程设计均有所不同，但核心理念始终是通过结构化的引导技术提升会议效果。
在召开例会时，避免常见的误区是首要任务。通过遵循开好例会的指导原则和结构流程，可以确保会议的高效开展。
在目标分解会上，清晰的结构流程和准备重点能够帮助团队明确目标，分解任务，提高执行力。
绩效分析会的结构流程设计是确保分析结果有效性的关键，通过有效的准备和实施，能够获得更有价值的反馈。
问题分析会的准备和结构流程能够帮助团队深入探讨问题，找到解决方案，避免问题的重复发生。
工作复盘会能够帮助团队总结经验教训，优化工作流程，对未来的工作具有重要的指导意义。
通过此次课程的学习，参与者将掌握结构化会议引导的关键流程、工具及应用技巧。为确保这些知识能够被有效内化，建议采用在线磨课、考核和训后落地考核等方式，促进知识的转化与运用。
总之，通过结构化会议引导技巧的应用，企业能够有效提升会议效能，让每一次会议都能产生实际的结果。这不仅有助于提升团队的协作效率，也为企业的整体发展带来积极的促进作用。
