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作为公司高层必须要了解的项目管理知识

2022-07-02 15:12:41
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作为公司高层必须要了解的项目管理知识

各位朋友所在的公司里有没有遇到过这样的情况:突然某天你的老板或领导脑子一热,蹦出一个新的想法,要求马上成立一个项目去干。然后在你完全不了解前因后果的情况下把这个项目交给了你或者某个倒霉的项目经理。

第二天,老板或你的领导就再次召见你:项目计划做出来了吗?拿来看看!

第三天又问你开始动起来了没有?

第四天碰到你:项目进度怎么样了?……

然后你就这样被你的老板或者领导催着赶着,完全脱离了项目管理的流程和套路一头跳进了深坑。最后或许项目大概率失败了,或许跌跌撞撞马马虎虎勉强完成了。不管怎样,你都伤痕累累。你的老板或领导们却都还在评论你:这么个简单的项目都干不好,看样子是不行啊……

如果你真倒霉催的碰到了或碰到过这样的事情,建议你赶紧悄悄的把这篇文章转发到你的朋友圈,想办法让你的老板或领导在不经意间看到。

公司高层们必须要了解的项目管理知识

一个项目能不能干好,最后能不能获得成功,两个角色至关重要:项目发起人(能够决策项目做或不做,并提供相关资源支持的人。一般都是公司高层。)与项目经理。这两人,一个负责掌舵,负责提供资源支持;一个负责具体策划与落实。然而,如果让我从中再选择一个更加重要的角色的话,我选择项目发起人。因为项目是你发起人发起的,你说做才做,你说停就停;项目方向和核心内容也是你定的;而且最关键的是项目经理都是你选择的。所以项目能不能成功,项目发起人也有很大责任啊!

既然项目发起人有如此重大的责任,那要不要掌握一些项目管理的知识呢?那肯定是必须的啊,要不然您在上面左边指一下,右边指一下,下面的项目团队就和那牵线木偶一样乱动作。

好了,回归正题,那高层们到底要掌握哪些项目管理知识呢?我认为至少要有以下3个认知:

  1. 项目的发起与立项必须经过严谨的评审。任何一个项目对于公司来说其实都是一种投资,需要消耗公司的资源,如人、财、物等等。孙子兵法有言:“主不可以怒而兴师,将不可以愠而致战。合于利则动,不合于利则止。”我们在发起一个项目,决定去做一个项目的时候,必须要去分析是否合于利,该项目能够给公司带来什么样的收益,需要投入多少资源,项目会有什么样的风险等等。只有经过综合评估,最后才能最终确定该项目是否值得立项。当然,所有的这些调研与分析领导们可以交给项目经理及其前期团队去做,领导们需要做的是当项目经理拿出调研与分析报告后再作出相应的决策。公司大了,不能再以执行力为借口,领导一个想法,一句话,下面就立马开始启动一个项目。毕竟,领导也不是神,不是所有的想法都是正确的;需要项目经理及其专业团队帮助一起分析验证。我就见过很多老板一说就立马开干的项目,最后都要么半途而废,要么闲置在那里了。
  2. 知道谁才是合适的项目经理。因为项目经理一般都是项目发起人指定的,如果项目经理选择错了,那后面的交付又怎么可能有保障呢?一个合适的项目经理人选有几点需要去考虑:

首先,他是否具备相关能力。这里的能力包括3个方面:a、专业的业务技能和经验。做工程项目得了解建筑工程相关知识、做新产品开发项目得掌握产品知识与产品开发流程……b、项目管理的知识和经验。会不会做项目计划?会不会做好进度控制、成本控制?……c、管理的软技能。能不能带好一个跨部门团队?会不会一沟通就变成吵架?能不能做好协调和利益平衡?……

其次,他有没有足够的时间精力。不要觉得能者多劳,有些项目不投入足够的时间精力去思考是没办法做好的。

再次,项目的成败是否与他个人利益息息相关?只有与他个人利息息息相关的,他才会更加用心的去做好这个项目。

公司高层们必须要了解的项目管理知识

3.项目真正动工之前给项目经理多一些时间。很多其他公司的高层们,领导们都曾犯过上面案例的错误。凡是被公司高层们逼着如此急急忙忙开工的项目最后都陷入到了这样一种困境:才做了没多久,项目相关方就不断提出变更要求;项目组成员不配合,感觉被强加任务;意外一个一个的不断出现;范围越来越大;工期不得不一再延期,不知何时才是尽头;项目团队士气越来越低;费劲千辛万苦终于把项目做出来了,却发现压根不是高层与领导所想要的东西,等等。领导本来希望项目早点开工好早点结束,可事实却朝着截然相反的方向进展。

公司高层们必须要了解的项目管理知识

为什么会这样呢?

那我们回过头来再想想,我们催着项目经理开工的时候,项目经理有没有真正理解项目的目标并与项目发起人达成一致?项目什么时候完工?项目需要花费多少钱?项目效果目标或质量目标是什么?

项目范围有多大,包含了哪些内容?项目需要交付哪些交付成果?验收标准都清楚吗?是否与高层、用户及主要干系人达成一致?

项目过程里程碑有哪些?各个里程碑什么时候能完成?

项目团队都有哪些人?之前有没有与其本人及其部门领导进行过沟通?他们是否有足够的意愿、经验与能力来共同完成项目?

项目可能会有哪些风险?万一发生会带来什么样的影响?我们可以采取什么样的措施去降低风险发生的概率或减轻其影响?

项目计划是否完善?工作分解是否足够细致?是否可以做到过程管控?是否经过项目组团队成员的共同研讨并认可?

如果以上这些问题都没有确认就急匆匆开工当然会陷入到之前所说的困境之中。美国项目管理协会曾对失败的项目做过一份统计调查:80%以上的失败项目的主要原因发生在项目启动阶段。关于项目管理中国有几句俗语说的非常好:“磨刀不误砍柴工”、“一个好的开始等于成功的一半”。所以,今后高层们在催着项目经理开工之前,先问问项目经理上述这些问题,他们给出的答案是否是领导们想要的。而这些问题的确认,项目经理都是需要花费时间的,有时候甚至是大量的时间,去与各项目干系人进行沟通。

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